Dans le monde merveilleux de la gestion de projet, il arrive parfois que vous soyez confronté à un projet qui se heurte clairement à un mur. Les signes sont souvent évidents : des étapes ont été manquées, le budget est presque épuisé, le moral de l'équipe est au plus bas et les accusations sont monnaie courante.
Il s’agit sans aucun doute d’une situation difficile, mais elle n’est pas insurmontable. Avec une approche adaptée et structurée et un plan d’action clair, vous pouvez donner un nouveau souffle à un projet comme celui-ci et le remettre sur la voie du succès. Dans cet article, nous présentons un plan d'action structuré pour les 30 premiers jours en tant que nouveau chef de projet dans une telle situation.
Semaine 1 : Rapport de situation
- Revue de projet : Commencez par vous plonger dans l’historique du projet. Plongez dans la documentation du projet, y compris la charte originale, le plan de projet, les allocations budgétaires et les rapports d'avancement. Votre objectif est de comprendre ce qui était prévu par rapport à ce qui s’est réellement passé.
- Conversations avec les parties prenantes : planifiez des conversations avec les principales parties prenantes du projet, notamment les sponsors, les membres de l'équipe et éventuellement les clients ou les utilisateurs finaux. Écoutez attentivement leurs points de vue et leurs attentes concernant le projet.
- Évaluation de l'équipe : Évaluer l'équipe projet existante - ses compétences, ses points forts et la dynamique au sein du groupe. Recherchez les lacunes dans les compétences ou les problèmes qui affectent le travail d'équipe.
- Analyse des causes profondes : démarrez une analyse complète des causes profondes. C’est la phase où vous devez creuser plus profondément, au-delà des problèmes superficiels comme les dépassements de budget ou les retards dans les délais. Identifiez les facteurs sous-jacents contribuant aux défis du projet.
Semaine 2 : Planification stratégique
- Objectifs du projet : Reconsidérer et évaluer les objectifs du projet. Déterminez s’ils sont toujours pertinents et réalisables compte tenu des circonstances actuelles.
- Analyse des ressources : analysez l'allocation des ressources du projet, y compris le budget, le personnel et les outils. Identifiez les goulets d’étranglement critiques en matière de ressources qui doivent être résolus.
- Évaluation des risques : mettre à jour le registre des risques du projet et identifier les nouveaux risques apparus en raison de l'état actuel du projet. Réexaminez également les risques existants.
- Plan de rétablissement : créez un plan de rétablissement qui répond aux principaux problèmes identifiés. Ce plan doit inclure des objectifs de projet révisés, des délais réalistes, des allocations de ressources ajustées et des stratégies d'atténuation des risques.
Semaine 3 : Communication et restructuration
- Plan de communication : Développer une stratégie de communication transparente. Soyez ouvert sur les problèmes du projet et exposez votre plan de redressement. Une communication ouverte et honnête est essentielle pour obtenir le soutien des parties prenantes et de l’équipe du projet.
- Composition de l'équipe : Apporter des modifications à la structure de l'équipe si nécessaire. Cela peut inclure l’apport de nouvelles compétences, la réaffectation de tâches ou la résolution de problèmes de personnel qui affectent les performances de l’équipe.
- Adhésion : Présentez votre plan de redressement aux parties prenantes et à l’équipe du projet. Il est crucial d’obtenir leur adhésion et leur engagement en faveur du redémarrage.
- Gains rapides : identifiez et réalisez des gains rapides : de petites tâches réalisables qui peuvent avoir un impact positif immédiat sur le projet. Cela peut remonter le moral et démontrer des progrès.
Semaine 4 : Mise en œuvre et suivi
- Redémarrer : Démarrer officiellement la phase de mise en œuvre du plan de relance. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent leurs rôles et responsabilités dans le cadre du nouveau plan.
- Suivi des progrès : établir un système robuste pour suivre les progrès par rapport au nouveau plan. Cela devrait inclure des réunions de statut régulières, des outils de suivi de projet mis à jour et des mesures claires de réussite.
- Boucles de rétroaction : mettre en place des processus pour un retour d'information continu de l'équipe et des parties prenantes. Soyez prêt à ajuster le plan en fonction de ces commentaires.
- Esprit d'équipe : travaillez activement sur des activités de consolidation d'équipe et de renforcement du moral. Reconnaître les réussites, encourager une attitude de travail constructive et positive et encourager la collaboration entre les membres de l'équipe. Faites attention à l'humeur de l'équipe.
Mesures continues
- Adaptation continue : évaluez en permanence les progrès et les résultats de votre replanification. Soyez flexible et disposé à ajuster le plan en fonction de vos observations. Mais gardez à l’esprit que les délais, les coûts et la qualité ne peuvent plus être modifiés sans de bonnes raisons – et bien communiquées !
- Gestion des parties prenantes : Maintenir un contact continu et proactif avec les parties prenantes tout au long du projet. Votre soutien et vos commentaires continus sont essentiels à la reprise du projet.
- Gestion des connaissances : documenter les informations et les meilleures pratiques pour référence future. L’expérience que vous acquérez en relançant ce projet problématique a souvent une valeur inestimable pour votre organisation.
Peut-être devriez-vous également consulter des experts ?
Si vous vous trouvez dans des conditions difficiles avec un projet et avez besoin d'un coach, d'un sparring partenaire ou même d'un chef de projet intrépide, vous pouvez compter sur Gutmark, Radtke & Company. Grâce à nos nombreuses années d'expérience dans la gestion de projets et à notre expérience dans la revitalisation de projets même exigeants, nous pouvons apporter une contribution décisive à la réussite de votre projet.
Sauver un projet en danger est sans doute un défi, mais ce n’est pas impossible. Avec une approche bien structurée, une communication efficace et un engagement sans faille, vous pourrez insuffler un nouveau souffle à votre projet et le remettre sur le chemin du succès.